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2017年度归档要求

2017年度归档要求

一、实行网上归档

随着我校OA办公系统的推进,档案归档工作也逐步推进全文数字化归档,2017年文件类档案要进行全文归档。相关部门要做好电子文件的收集工作,并做好全文录入的准备。

各部门归档要先在网上录入数据,审核合格后移交档案。要求各兼职档案员能熟练掌握网上归档基本操作,认真录入归档数据,确保数据真实、准确、全面。全文归档的部门要进行目录级录入和全文录入两项工作。不能掌握网上归档操作流程的兼职档案员,可与档案馆联系,到档案馆进行一对一培训。

二、归档具体时间要求

2017年6月底前各部门兼职档案员将所有归档材料分类整理好,并拟定案卷目录、卷内目录、打印案卷页码、在网上录入归档信息,并将所有归档材料及时移交到档案馆。

三、案卷整理和录入的几点具体要求(详细要求见《辽宁科技大学档案管理文件汇编》)

1、卷内文件材料的内容一律不能用圆珠笔、铅笔书写。

2、卷内文件材料纸型的大小一律要用A4纸,如有个别特殊文件材料的纸张比A4纸小,应将材料托裱到A4纸上。

3、要去掉卷内文件上的金属物,如大头针、别针等,字迹模糊的应复制与原件放在一起。

4、卷内文件左侧要留有不少于1.5厘米的装订空间,避免装订时挡住卷内文件内容。

5、立卷人、检查人,立卷时间一定要写清楚。

6、卷内文件材料按合理的顺序排好,文件的批复在前,请示在后;上级文件在前,校内文件在后;正件在前,附件在后,且文件材料不管是正面还是反面,只要有文字,均应在非装订线一侧右下角编页码。

7、案卷的卷内目录一定要将每份文件材料的标题都列入(尤其是重要文件材料在目录中一定要体现出来)。

8纸质档案页码的打印按照三位数字的打号方式,注意页码打得要干净整洁。如: 001012103等;网上录入信息时,页码也要按照三位数录入,页号和案卷号不得混乱。

9、页码打错要做好处理,避免一页双号现象的发生。

10、卷盒要求:卷绳要系好,折叠要整齐美观,填写清楚备考表。

11、归档案卷要用铅笔在卷盒脊背下方标记清楚案卷编号。

12、案卷提名的录入要清楚反应卷内内容。如教学档案中要反映学院、专业、班级、姓名等。

四、案卷的移交和接收

交接档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章。

                                                                                                       2017年3月7日